这里所说的函授短大的文件及短大的文件是人事文件。 人事档案是记录一个人主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的档案资料，能够直观地表达一个人在某一阶段的学习生活和工作情况，对每个人来说档案都是极其重要的。

通信制短大文件和短大文件都是短大类型的文件，但两者之间还存在差异，通信制短大文件和短大文件的主要区别在于两者所包含的内容不同。

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函授短期大学的文件是考生在函授短期大学学习期间的所有资料，文件主要包括以下内容录取通知书、入学登记表、毕业证书、文件快递通知书、证书原件、历年成绩单、老师点评、毕业证书及报到证书。

大专档案主要有高中毕业生登记表、高中生学籍卡、高三学生成绩登记表、表彰资料、普通高中招生考生登记表、考生现有信息(包括高考成绩、志愿等)、普通高中招生考生体格检查表、高中毕业生登记表素质课程成绩单、师范生教育实习成绩表、非师范生专业实习成绩表、全国普通高校本专科毕业生就业通知书及其他必要的证明材料。

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函授短期大学的文件作为考生学习自己工作和思想等的证明材料，对任何考生来说都是极其重要的。 因为考生必须通过合格来决定等级、申报职务、享受养老保险。

考生想进入国家机关，应当将自己的档案交有关机关保管。 例如，考生吴某从函授大学毕业后报考该城市公务员，政府机关就要求吴某将自己的档案存放在该公司。

另外，考生如果想考研等，需要文件才能提交给相关学校。 像考生小李一样，函授短期大学毕业后，想继续读书，考上了广州某大学的研究生。 该大学也要求小李将自己的文件转入该校。

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考生毕业后进入民营企业的，相关文件报送考生工作单位人才交流中心或发挥考生原籍地人才交流中心作用。 大多数考生都属于这种情况。 小王从函授短期大学毕业后，进入了自己在学校所在地上学的民营企业工作。 因为民营企业没有收到考生的文件，所以小王会把文件邮寄回原籍人才交流中心。

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