本文为outlook实用基础篇，均为图片格式。有需要的可以学习掌握这个连载作为入门教程。当然，outlook不仅用于商务办公，你还可以将其作为自己电脑上接收邮件的默认工具。

课程全部来自实际工作，讲解常见操作。以2010版为基础，其他版本都是通用的，以图片为主，每一步都很清晰。可以自己安装邮件客户端Outlook，然后练习学习。

Outlook的基本设置和其他办公软件一样。让我们直接打开它，从选项卡中的文件开始，如下所示：

点击“选项”:

如果您计算机上的outlook不是您通常或默认的邮件程序，请不要选中上面的“启动选项”框；当然，如果是这样，强烈建议您将此设置为默认的电子邮件系统，并选中此框。

让我们看看左栏中的选项——邮件。这里，我用红色标记了格式部分，如下所示：

下面是邮件编辑的三种格式，那么这三种格式有什么区别呢？

我们先来看HTML(超链接语言):

在写邮件的时候，我们也可以通过菜单中的按钮直接转换邮件格式，如下图：

当我们插入附件时，可以看到有一个专门的附件栏，附件会放在里面。当我们输入正文中带有链接的文字时，它会自动切换到超链接的形式。如果在正文中添加图片，也可以直接在正文中显示。对于文本中的文字，我们可以设置字体颜色等。

我们来看看RTF(富文本格式)，它翻译成富语言格式。如下所示：

我们也用上面的方法进行对比，此时插入的附件不再是单独的一栏，而是直接嵌入到我们邮件的正文中。当然，我们的网站还是超链接的形式，图片直接显示在文字里。字体颜色也可以设置。

最后一个是纯文本格式，对于这种格式有相当多的支持。不能在文本中插入图片，但是可以插入附件，附件和HTML一样显示在单独的列中。无法添加带链接的文本，不能设置正文中的字体样式、大小、颜色等。大家可能会觉得没用。我为什么要用这个？它的优点是可以在接收它的人使用的任何电子邮件软件中正确显示，并且可以有效防止病毒。

所以我们来总结一下这个格式：HTML类似于RTF格式。这个设置没有具体的规则，全凭自己的喜好。如果对方告诉你收到的邮件是乱码或者格式混乱，请把邮件的格式改成纯文本。

另外，以下是关于邮件签名的特别提醒：

签名虽然不起眼，但是非常非常重要！

点击上图中的签名按钮，会弹出如下：

点击上图中的“新建”按钮，弹出：

给你的签名起一个名字，以便于调用。之后，请确保在“编辑签名”字段中输入内容：

对于工作电子邮件，您可以输入：

姓名、职位、部门、分机号码或其他联系方式、公司名称或邮寄地址等必要信息。至少让人家知道你是谁！

以上完成后，点击保存或确定。

一般第一次交流的时候，别人不知道你是谁的时候，我们会用正式的签名，这样也显得正式和尊重。熟悉之后，我们可以使用短签名，所以Outlook提供了一种更人性化的方式，在不同的场景下使用不同的签名。可以看到选择默认签名时有两个选项，一个是新邮件使用的签名，一个是回复或转发邮件时使用的签名。您还可以为不同的邮箱设定不同的签名。

在以与上面相同的方式编辑短签名后，我们可以看到我的最终设置如下：

再来说说邮件的阅读窗格。有时候，我们打开outlook，突然发现一封未读邮件。强迫症不能忍，可以调整默认阅读模式。我们可以直接将邮件状态由未读改为已读，无需双击。

点击“阅读窗格”，会弹出以下内容：

勾选第一条，邮件等待设置后自动变为已读时间；

勾选第二个，只要你点开未读邮件，就会直接变成已读；

勾选第三个，空格键可以滚动直接阅读邮件；

这些也是根据自己的习惯设定的。

接下来，邮件到达的提示：

如果以上默认勾选，点击“桌面通知设置”弹出：

我们可以根据上面的两个滑块来设置通知的显示时长和透明度。

接下来，我们来看看日历界面和基本设置。

在选项中，我们可以通过调整工作时间和工作周选项来设置日历的显示模式，如下所示：

在日历界面中，我们可以设置其他人阅读自己日历的权限。一般我们会在以下情况下看对方的日历。如果你想了解你的下属或者让你的下属了解你的阵型，我们可以打开日历权限。

在日历选项中，我们点击“闲/忙选项”:

弹出的对话框如下：

添加人后，在那里看完可以选择“详情”，然后点击确定。这样，你在对方的邮件日历界面看到的是以下内容：

另外，我们不用担心现在是几周了。您还可以设置：

检查后，它看起来像这样：

当然，如果你在外企工作，可能会涉及到两个时区，那么我们也可以设置一下，方便一些国际会议的安排。

显示的界面如下：

今天就到这里，下一节继续。