一、商务邮件概述商务人士在使用电子邮件时应遵守一定的礼仪规范，如何正确使用电子邮件，写出规范的商务邮件，与国外顺利沟通。写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。三种方式各有千秋，但就写作格式而言，分为邮件主题、收件人地址、问候语、邮件内容、结束语、签名二、基本礼仪1。电子邮件主题

你必须写邮件主题。

在写商务邮件时，如果不写邮件主题，有些人会认为这封邮件不重要。有些人甚至不看这封邮件。所以写商务邮件最好写邮件主题。

主题应该清晰、简洁并与内容相关。

主题要清晰、简洁、与内容相关，把对方需要知道的信息表达出来，把邮件内容总结成1-2个字，区分同一件事的不同信息，让人一看就知道，让对方快速理解并记住。如果邮件比较紧急和重要，最好在邮件名称前面注明“紧急”和“重要”。

“XX项目提交日期”

x“你好”

2.接受者

在写商务邮件时，有些人可能不会写收件人的公司名称和部门名称。但为了自己的方便，最好注明收件人的公司名称、部门名称和对方姓名，尤其是给日本客户发商务邮件时。例： 在发送电子邮件之前，确定收件人无误，以免造成不必要的麻烦。CC(抄送)和BCC(密送，密送)在必要且确定的情况下，向需要了解进展的相应人员发送一份。主管将副本发送给直接主管和项目主管。

在收件人(To)、抄送、密件抄送的地址输入框中，可以输入对方的电子邮件地址(有多个地址时用逗号或分号分隔)；您也可以单击每个输入框前面的蓝色链接，打开“地址簿”窗口，选择所需的联系人或群组，然后单击“确定”将所选地址添加到输入框中。需要注意的是，收件人可以看到CC[抄送]中的地址，但是看不到BCC[密件抄送]中的地址。

如果不想让别人看到很大的邮件地址列表，可以选择“独立发送”。

3.问候词

写商务邮件的时候，需要写问候语。《出埃及记》:谢谢你的关心。我是XX公司的主管，负责XX项目。4.邮件内容

写邮件内容的时候，邮件内容一定不能太多。当邮件内容超过80个单词时，有些邮件可能不会自动换行。如果一行邮件内容过长，可能会给对方阅读这封邮件带来不便，所以在写邮件内容的时候，每行要控制在35个字左右。为了让邮件内容清晰，每隔5~6段做一段，每段之间插入一个空行。网上交流强调时效性，所以邮件内容要简明扼要，寻求交流利益。地址、文字、结尾、签名/署名尽量完整。称呼，如果有收信人的名字，可以让对方感觉更友好。

如果知道对方的性别，可以用：* *老师，* *小姐，* *女士。

如果知道对方的身份，可以用：* *总经理，* *经理，* *董事长，总经理，总监，经理。

主题要明确，语言要流畅，内容要简洁。写正文时也要注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免引起不必要的麻烦。写英文信时，只用一两个词来强调是不礼貌的。将整个字母大写是不礼貌的。写中文的时候，只有一些用来强调的词才加粗。

不要用书信的方式发泄不满，要面对面解决。

回信时，要加上原文的一部分，以便对方理解回信的内容。

如果节选原文很长，要把回复放在前面，原文放在后面。

当接受者理解其含义时，可以使用俚语或缩写。

如有附件，应在正文中说明附件的内容和用途。

5.结束语

对于不同的邮件内容，最好使用不同的结束语。

如果能提供一个好的选择，应该在最后提出。例如，请考虑，如果您需要任何东西咨询，请通过电话或电子邮件与我联系。最好的结局是着眼于未来。我希望我们能达成合作。真诚应该在最后表现出来：例如，感谢你花时间来谈判。6.签名

写商务邮件的时候，一定要署名。公司统一签名：三。注意事项1。随机代码

现在有很多不同的邮件软件，有的有HTML格式，有的不能正常显示汉字。在发送邮件之前，请在使用电子邮件软件时进行适当的设置。

2.附件

最好不要直接添加Word文档、Excel文档、图片等。你邮箱的附件。可能因为Word文档和Excel文档版本不同，对方无法正常使用这个文档。而且，即使Word文档、Excel文档等版本。都是一样的，那些文件里可能有病毒，这样对方的电脑就可能有被病毒感染的危险。最好使用任何人都可以用作附件的文档。而且添加的配件要控制在100K左右。超大附件通过QQ邮箱发送。

3、抄送、密件抄送

发送商务邮件时，一定要抄送或密件抄送给相关人员。主管向直接主管发送一份副本。

4.没有主题的邮件，或者随便找个以前的邮件直接回复。

后果：之前的邮件针对的是过去的事情，邮件正文和主题与现在的事件无关，导致收件人混乱，无法快速识别。

5.邮件底部没有签名(包括人名、公司名、联系方式等。).

后果：收件人不知道你是谁？要知道，你在一段时间没有和客户取得联系后，突然发来一封邮件。对方很难分辨出你是谁。哪里的什么公司？

6.如果客户有抄送，将邮件抄送给第二个人或两个以上的人(可能是客户的同事或主管)。回复的时候要按“全部回复”而不是只回复发件人。

客户邮件抄送的目的是希望很多人知道这件事目前的进展，你有义务回复所有人。

7.回复客户邮件时用所有历史回复，不要删除历史记录，否则客户不会知道之前的事件和沟通内容。不要随意改变邮件的主题。一件事，一个项目的邮件要保持一个邮件主题。同样，不应该给客户看的内容也需要删除，重新发送。

8.不要使用晦涩的缩写。我们不是在发电报。如hv: have等。避免误解，不要使用俚语。

9.如果事情很复杂，很多，你可以用1 2 3 4表示。简洁、直接、清晰。不要一段写很多东西，非常冗长，没有条理。

1.不要用太多感叹号。你在邮件里用了太多感叹号，效果和根本不用是一样的。

12.在每段中间留一个空行，让其他人阅读。

虽然现在快餐文化大行其道，但是微信等社交软件的信息交流更加快捷方便。但是到了重要的场合，重要的事情，复杂的事件，还是要靠邮件。