近年来，会展业在国内外蓬勃发展，已成为企业展示自身形象、与客户和消费者互动的重要平台。会展管理系统通过结合云展示、云引流、云互动、云管理等核心场景，不仅降低了运营成本，还提高了运营效率、服务体验和组织竞争力，实现了会展的数字化转型。

会展管理系统是以人为核心，利用计算机硬件、软件、网络通信设备等办公设备对信息进行采集、处理、传输、存储、更新和维护，以突出会展企业战略竞争优势、提高会展经济效益和效益，支持会展企业高层决策、中层控制和基层行动的综合人机系统。

会展管理系统的功能结构

从信息管理的角度来看，任何管理系统都应该具有信息输入、处理和输出的功能。不同信息管理的功能设计还必须包括信息的存储、传输、添加、删除、修改、统计和检索功能。

从管理职能来看，会展管理系统主要涉及企业的人、财、物、信息资源的管理和产、供、销过程的管理。展馆、展会、主办方、参展商和用户的会展管理信息系统具有不同的功能结构。展会管理系统分为三个核心：展馆运营信息管理系统、主办方信息管理系统、展会现场信息服务系统。通过功能接口系统构建整个互联网网络，实现会展业务信息管理的无缝连接，促进整个系统各子系统功能的整合和信息资源的共享。

展览管理系统分为以下五个系统：

一、会议接待制度

会议接待管理制度根据会议性质确定。不同类型的会议在会议接待工作的设置上有不同的侧重点。具体工作内容如下：

1.根据机票、门票、出席名单、嘉宾邀请的统计，确定接待计划和人员分工。

2.提前设计好进出车辆、周边交通要道、场地出入口的布局。

3.从机场、车站的接待工作到场馆的接待管理，再到餐饮、酒店住宿、休闲的统一布局。时间，地点，责任到人。检查欢迎横幅、欢迎牌、签到台、标志等是否有问题。随时与酒店和会议室相关。

4.通常在正式会议中，要安排治安管理人员对进入会场及周边的车辆、人员、设备进行监控。确保人们不会离开他们的岗位。

5.签到人员少的时候，可以使用流水流程；签到多的时候，可以安排一个团队跟领队核对，集体签到。如果人员结构复杂，至少安排四至五个接待岗位，分别接待嘉宾、媒体和普通参会人员。

6.客人使用的笔和纸应该质量合理。现场签名、贺电、签名信等。由专业人员妥善保管。

7.出席者的座次安排中西不同，要提前安排咨询。

8.演讲期间，准备好应急草稿和应急演讲设备。(例如：麦克风、投影设备、照明设备)

9.准备足够的会议用品，提醒与会者在会议正式开始前将手机切换到静音状态。

10.会议开始后，应指定专人负责录音、照相和录像。对于大型会议，应提前安排同声传译人员，并核实同声传译的内容。

11.关于会场接待的更多信息，请参考《展会实务操作》一书。

二、财务管理制度

财务管理系统主要处理rel

验证参与者的信息也是接待系统的任务之一。为了防止参与者身份有误，接待系统和财务管理系统通常会对参与者进行身份识别审核。

第三，会议服务系统

会展管理系统会议服务系统：主要任务是完成会议期间相关物品的分配和会议协调。会议服务系统的主要任务是：

1.邀请(邀请、打印、邮寄)

2.签到准备(名片盒、签到本、签字笔、徽章、胸针)

3.仪式及演讲准备(演讲内容审核，翻译，设备)

4.剪彩(立杆、丝带、剪刀、手套、托盘、托盘架、导轨)准备。

5.协助参观(路线、指导和解释)

6.准备膳食(人数、标准、饮料、膳食内容)

7.分发资料(会议介绍、演讲稿、贵宾名单)

8.礼品准备和分发

9.住宿(预订、分配和取消住宿房间)

10.旅游(景点考察、路线设计、导购、导游安排)

11.座位(座位安排、桌面物品放置、游客座位设计、休息区设计)

12.交通(车辆安排、分流、呼叫

四。场馆布局和工程设备系统

会场布置和工程设备系统通常在中小型会议中，相互之间没有明显的系统分区。政府会议通常不会细分两个系统，而商务会议则有明确的分工。主要任务：

1.标志、水标志和签到台的布局

2.演讲、翻译、同声传译、广播和投影设备的布局

3.会议形象文化产品的生产与包装。

4.场馆背景墙、背景音乐、灯光的安装与布置

5.寻找大型舞台设计

6.视音频设备的安装与调试

7.会议区和产品展区建设

动词（verb的缩写）门禁管理系统

门禁系统又称入口识别控制系统，是一种高度智能化的网络进出口监控和报警管理的安全系统，可实时控制，离线使用。每个授权用户持有一张具有唯一身份认证的磁卡，持卡人将根据获得的授权进入指定区域。系统通过对特定管理区域的设防(报警状态)实现报警和持卡人信息采集功能。系统可自动读卡时间，对查询进行开门信息、持卡人、报警信息等信息，并进行统计处理，生成各种报表。广泛应用于现代写字楼、银行、展览场馆、机房、智能小区等。

近年来，中国一些大型展览场馆安装了门禁系统。这样提高展览场馆的科技含量。熟悉门禁系统是会展活动现场管理的重要内容之一。

1.统一门禁系统只实现控制、管理、输入输出确认等功能，处理速度也较慢。随着技术的不断进步，新的展览门禁系统在原有功能的基础上增加了用户信息存储，并将多点认证的速度从010提高到31040。

2.协助场馆主办单位、承办单位和参展单位做好现场统计、管理、控制和宣传工作。由于参观者良莠不齐，很难对展会效果做出准确有效的评价，具体展位参观者的详细数据更是难上加难。一卡通门禁系统可以根据展商需求采集观众的具体数据，并及时做出现场数据的统计分析报告。

3.本地观众和外地参展商可以省去携带展会宣传资料的不便，按照门禁系统详细记录，传送展会信息。避免大量浪费现场宣传资料和宣传品。

展览是一个综合的过程。我们把很多信息收集在一起，连接买卖双方，搭建一个交流平台。当我们从会展活动的根本原因去思考目标时，往往最终是创造最大的价值和空间，实现多方交易。会展管理信息系统是一个g

会展管理系统全面涉及和管理会展服务企业的日常业务，可以有效实现会展集团多办公室的共同应用，同时管理多个展会，对展商和观众的数据进行分类管理，对客户关系进行全面管理，从而自动处理大量重复性工作，防止客户数据因业务人员的流动而丢失，直观有效地管理会展流程，用准确的统计数据辅助公司决策。

会展管理系统的功能主要体现在以下几个方面。

(1)实现制度创新

会展管理系统作为一种先进的管理思想和手段，改变的不仅仅是一个人的个人行为或表面上的一种组织行动，它还去除了管理者的旧观念，注入了新的理念。可以帮助企业建立新的管理体系，实现企业内部相互监督、相互促进，保证每个员工自觉发挥自己最大的工作潜力，使每个员工的报酬与其劳动成果紧密挂钩，可以快速提高提高工作效率，节约人力成本。

(2)智能决策支持

会展管理系统可以有效实现会展集团多个办公室/子公司的联合申请，同时管理多个会展。作为管理者，可以深入了解客户、市场和自己的经营业绩，可以实时了解公司各子公司、各部门、展会的经营状况；及时了解公司财务状况，有效控制展会进度等。洞察运营，回应需求，冷静面对每一个重要决策。会展管理信息系统可以帮助管理者将数据转化为知识，将知识转化为行动，并使行动取得成功。

(3)业务流程自动化

展览管理系统改变了传统企业应用行政干预来规定业务流程的需要，并使用技术来简化和自动化现有的手动流程。它要求所有的交易流程都要通过系统来操作，按照系统预设的流程来工作，使整个流程得到规范有效的管理，并实行流程监控，消除中间冗余环节，减少浪费，避免延误。

(4)整合企业内外部资源。

会展管理系统通过计算机网络整合企业、客户、供应商等业务伙伴，实现会展电子商务，集中分析处理原有的分散资源，全面整合企业内外部资源，完成信息流、商流、资金流的有效传递和优化。充分利用互联网技术和信息集成技术，全面整合优化服务供应链管理、客户关系管理、企业办公自动化等功能。支持产品协同商务等企业管理模式。

(5)降低信息安全风险。

所有的业务活动都运行在会展管理系统上，以及客户资源、文档、统计数据、业务经验等信息资源上。在这个过程中形成的可以集中管理，并且有了完善的授权机制，可以降低信息安全风险。没有高度集成的信息管理系统，企业会因为人员流动等原因，失去信息资源，形成安全隐患。

(6)展示过程的策划

会展管理系统是一个面向管理的信息系统。除了基本的数据处理功能，更重要的是利用策划模板，给出前期策划、会前准备、会中过程、会后过程等几个展会流程中各个阶段的信息，并允许展会策划人、组织者对这些信息进行更新、添加、删除，成为一种半自动的工作模式。该功能是展览管理者和组织者的重要工具。

(7)电子商务

展览管理系统具有许多可以通过互联网实现的功能，如客户在线注册、预订、招商引资、客户关系管理等。如今，许多管理信息系统被移植到

展会管理系统不仅为我们节省了不必要的浪费时间，还提高了工作效率，保证了正确率。可以说，会展管理系统已经成为会展企业的“左膀右臂”。现在你知道会展企业为什么需要会展管理系统了吧？