一、展览管理系统概述

会展管理系统是以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备等办公设备对信息进行采集、处理、传输、存储、更新和维护，以突出会展企业战略竞争优势，会展经济效益和效益，支持会展企业高层决策、中层控制和基层行动的综合人机系统。

二、会展管理系统的基本功能和结构

1.展览管理系统的基本功能

会展管理系统的基本功能是收集、处理、存储、管理、检索和传递信息，从而达到人们利用信息的目的。

2.会展管理系统的基本结构

会展管理系统由信息源、信息处理者、信息管理者和信息使用者四部分组成，其中信息源是数据的输入源。

3.实现信息管理的有效途径。

信息管理标准化和信息管理标准化是提高信息管理水平和建立计算机管理信息系统的前提。信息管理和信息管理系统的高效率是指信息管理各方面的及时性、准确性、适用性和经济性四个方面。

4.实现会展信息有效管理的具体方法。

展会主办方收集的观众信息可供参展商使用。展商在展台收集的观众行为信息也是展会主办方共享的。在大型数据库的支持下，同一展会主办公司各行各业的数据可以及时融合处理，实现信息共享，更好地确定观众的行为习惯和价值判断。通过决策支持系统，实现数据挖掘。通过信息共享，会展服务商可以为会展客户提供商务旅行、专题接待等更深入的服务。

三、会展管理系统的发展趋势

(一)信息技术的发展影响着会展业的发展

信息化是当今世界发展的大趋势，也是我国产业结构优化升级、实现工业化和现代化、增强国际竞争力和综合国力的关键环节。展会被誉为“现代城市的面包”，具有很强的产业带动效益。它不仅能给城市带来租金、建筑、广告、交通等直接投入，还能产生住宿、餐饮、通讯、旅游、购物、贸易等相关收入。更重要的是，展会汇聚了巨大的信息流、技术流、商品流、人才流，对一个城市或地区的国民经济和社会进步将产生不可估量的影响和催化作用。信息技术的广泛应用，可以使会展经济带来的复杂的资金流、商品流、信息流更加顺畅合理，降低会展各环节的运营成本。会展业的发展也促进了信息技术和信息资源的开发和应用。它需要建立一个参展商的数据库，并共享它。在展览设施方面，它需要有全球通信设施。同时，会展业经济的发展为信息产业特别是信息服务业的发展提供了更广阔的市场。会展是会展业最直接的市场表现。现代展览会不再是简单的展示产品、销售产品和购买商品的地方。现代展览已经迅速发展成为交流和获取信息的中心，能够以最快的速度传递和获取各种信息。

(二)信息管理模式研究

由于会展形式的多样性，系统设计给会展管理系统的研究内容带来了很大的困难，也由于会展本身的特点。如果采用一般的业务处理方式。采用一个一致的框架来设计一个通用的会展管理信息系统是很困难的。从业务处理的角度来看。可以处理的信息非常有限，仅限于客户关系

为解决上述矛盾，我们认为会展管理系统应突破以往管理系统的基本设计模式，即从一开始就设计为以会展项目管理为目的，提供会展项目策划和流程管理中所需的信息，以会展项目管理和会议管理服务为主要研究内容。从这个意义上说。虽然会展系统总体上仍是一个开放的系统，但在管理的各个阶段可以加强阶段性和局部性的控制和管理。可以很好地控制展示系统和展示过程，实现系统的预定目标。因此，这个展览系统不再是简单的开放。而是时间过程中几个控制良好的闭环子系统的有机结合。

面向管理应用的展示系统可以很好地解决一般问题和特殊问题。虽然展览活动的形式多样多变。但从展览的管理和流程来看，又可分为策划阶段、接待阶段、展览阶段、结束阶段和休会阶段。可以完全忽略各活动形式的差异，将各阶段的工作抽象为计划、组织、实施、检查的研究内容。从而将信息处理工作转化为展会各阶段项目的管理工作体系。用户的主要工作是起草待完成的工作清单(项目J)并监督和控制项目的实施。展会活动期间的所有业务处理都纳入系统管理，即在项目管理的前提下实现业务数据处理。提高业务数据处理的内涵、意义和针对性。这种基于项目管理的管理信息系统应用模式在其他管理信息系统中并不常见，可以说是会展管理系统的独特之处。

四。结论。

通过对会展管理系统的分析和研究。这种信息变化、跨度大的大型信息系统，其特点是开放性。业务数据处理模式无法有效控制展会信息。采用项目管理的研究方法，采用面向项目管理的模式对各个发生阶段进行局部控制。局部反馈控制以项目策划、实施、监督、检查和确认的形式实现，从而对整个项目进行控制。这样组织起来的会展管理系统可以更好地满足不同形式的会展信息管理的需求。