公文是党政机关、企事业单位和社会团体在公务活动中使用的工具。在日常的公文使用中，经常会出现各种各样的问题。摘要：本文试从公文写作中语言运用不当的问题、如何积累和整理材料、安排公文的结构以及公文的视觉高度等方面谈一些解决方法。

公文是指党政机关、企事业单位、社会团体在公务活动中使用的各类公文。它是维持公务活动正常开展的工具，具有明确的实际目的和效用。公文具有独特的性质和特点，其写作不同于一般文章，其知识面和理论要求也大相径庭。公文写作是在写作活动的一般规律和原则的指导下，根据公务活动的客观需要，在党和国家的路线方针政策、法律法规的指引下，运用科学的原理和写作技巧完成的。但是很多人对公文写作还是有一些误解，以为公文就是应用文，应用文就是公文。很多公文都是互相抄袭，写的基本都是空话套话，谈不上什么体裁、结构、主题。如何写好公文，解决公文写作中的常见问题，应从以下几个方面着手：

首先，了解公文的种类，并正确使用

公文主要分为两类，一类是行政公文，一类是综合文稿。行政公文又称公文，是在行政公务活动中使用的具有法定权限和标准格式的文件。它是一种特殊的标准化文体，具有法律权威、法律制作权威、明确的读者群，以及特定的写作风格、写作规则和处理方法。在总结20年来文件管理经验的基础上，2012年4月12日，中央办公厅发布《党 政机关公文处理工作条例》，规定行政文件包括决议、决定、命令(令)、公报、公告、意见、通知、通报、报告、请示、答复、提案、函件、纪要等15种。这些公文经常用于各级行政机关宣传贯彻党和国家的路线、方针、政策，相互沟通，协调各方面意见，推动群众工作，解决纠纷。公文是党和政府意志的体现，是政府理念的表达，是政府机关公务活动的目的。由于公文的类型和风格取决于公共事务的性质和方式，不同的语言在不同的公共事务中发挥不同的作用。因此，在起草公文时，要从实际需要出发，根据发文的权限、立场和目的选择不同的语言。此外，政府办公室还有综合文稿，是公务员日常工作中除上述15种公文之外经常接触到的大量事务性写作任务，如讲话、调研报告、发言稿、工作总结、述职报告、主持讲话、工作计划或方案、简报等。这些稿件往往具有业务范围广、主题内容杂、领导要求高、文体灵活、起草难度大等特点。写公文的时候要注意语言的选择，因为很多基层的公文语言比较混乱。有时候，调研报告要写成工作总结，通报要写成通知。请示和报告要写在一个正式文件里，而简报可以体现，但通知是用来汇报情况的。写作前要了解写作的目的、作用和领导意图，从而选择正确的写作风格，准确确定写作的对象、材料和格式。

二、材料的收集、积累和整理

(一)材料的积累。

要写好文档，首先要有素材，素材的来源主要靠平时的积累。积聚物

首先是单位的实际情况。包括单位的地位、决策和执行情况，如单位的性质和职能、中心工作和任务计划等。反映本部门特点的热点和大家关心的问题，要求我们在日常工作中多加注意，把日常工作中的各种文件，如通知、讲话、简报、会议纪要等文件收集起来，以备不时之需。其次，这个系统和这个行业，每个系统行业都有自己的特殊情况和相关法律法规，同时也有自己特定的“行话”。我们需要了解整个系统的情况，包括党和国家的方针政策、法律法规、上级的指示精神、意见和计划等。我们要知道重点是什么，总体要求是什么，当前的主要任务是什么，要注意哪些问题。对这些材料全面而深刻的理解，将保证党和国家的方针政策，法律法规和上级的精神得到不折不扣的贯彻执行。下属部门情况主要是指下属单位的情况，包括同级领导对下属单位的意见，同级部门对下属单位的指示或指导。还有下属单位的其他情况。除了看文件，还要去下属单位调研，听下属单位汇报，进行实际调研。第三，要关注社会上的相关情况。事物是相互联系的，任何事件的发生都有广泛的社会背景和原因。因此，应该收集当地乃至更广泛社会的相关材料，这对了解和分析事情的前因后果具有重要意义。

2.真实性

首先，我们要反复检查收集的材料，以证明它们是正确的。因为正式文件中提出的意见、方法、措施必须实事求是，易于实施，如果脱离实际，就无法实施。背景和过程的陈述也必须完全真实，包括细节和数字，否则用在公文上就失去了说服力和使用价值。其次，材料的必然性。收集的材料要反映客观事物的某种本质，而不仅仅是个别的、偶然的表象，只有本质的才是真实的。对于报告、总结等正式文件，其中的材料要反映本质，表明发展的必然趋势。第三，客观性。收集到的材料必须直接或间接来自官方实践，不能凭空想象。

(2)材料整理。

材料整理就是将平时积累的材料进行整理、消化、吸收，彻底、全面地占有、理解材料，领悟材料的精神实质，做到融会贯通。以供将来搜索和使用。整理汇总材料的方法可以按内容横向分类，即年度通知、简报、讲话、会议纪要、报告等。是按类别分类的。这种排序方式更加直接明了。以后搜索和使用的时候比较容易，有的可以直接引用。也可以按内容纵向分类，即把收集到的所有材料按照观点、内容、写作方法等进行分散整理。这种排序方法可以通过分析材料的写作特点、亮点或者散文的特点和规律，为写作提供一个学习模型。

无论使用哪种分类方法，都要遵循适度有用的原则，在筛选材料时要有以下意识：

1.消除的意识

我们收集的材料应该有信息价值。对于那些没有新意，不能反映最新精神、观点、思想、趋势的材料，要坚决淘汰。这样你在写作的时候就不会被无价值的素材影响，也能更轻松的运用。

2.时效性意识

材料是有时效性的，要对自己收集的材料有正确的认识和评价，对流动的材料区别对待，有选择地保留。

3.整体感

有些材料单独来看价值不大，但从全球角度来看，我们

有些材料可能对现在的写作没有价值，但对以后的写作会有用，也就是说有潜在价值的材料要认真收集。不然时过境迁，以后找起来会很麻烦。5.统计意识。在收集和整理材料时，要有意识地运用科学的定量和统计方法对一些材料进行处理。除了有意识地收集统计数据，必要的时候，自己也要做一些统计工作，这样有利于以后写作中的比较和运用。否则，存储它们是没有用的。

第三，文档结构层次的安排

公文是官方活动的工具。撰写公文时，公文的结构要符合公务活动的思维逻辑。主要是：

有序的

撰写公文时，材料的排列要有一定的顺序，要符合公共事务的一般规律，即从始至终、从总到分、从远到近、从局部到整体、从特殊到普遍、从原因到结果、从过去到现在、从主要到次要。把材料整理得有条不紊，防止远近、前后、今明，以免结构混乱，表达不清。

(2)连贯性

写公文要注意材料的一致性和必然性。写作的材料必然是相关的。在安排材料时，要注意前后衔接，使整篇文章通顺连贯，语义连贯，浑然一体。要防止上下意思断裂、跳跃甚至对立。

(3)差异

各类公文的内容、角度、容量、表述都不一样，所以材料的排列也不一样。如果通报和情况报告不一样，前者是向下式，后者是向上式，写的时候要注意区别。另外，在写作中，表达相反或相同的意思时，要区分不同的材料。意义相同的材料要集中表达，做到界限分明。避免混淆，妨碍公文主旨的表达。

(4)小心谨慎

写安排结构时，要精心安排，不同语言的逻辑结构是不一样的，如：工作总结，总结的名称，概况，成绩与不足，经验与教训，存在的问题和努力的方向。每个部分都是有联系的，安排要有逻辑性。另一个例子是事件的通知。要详细描述事件，注意其连贯性，每一个细节的安排都要经得起推敲。要防止一件事顾此失彼，切忌全盘肯定或全盘否定。

四、文档视野要高。

作为贯彻上级决策部署、促进事业发展、指导完成各项任务的工具，公文的愿景体现了公文的质量和价值。公文写作者要站在领导决策者的立场，根据国内外形势和不同发展阶段，综合思考宏观世界和历史时空。只有站在决策者的高度，理解政策精神，发现问题，才能写出有深度、有气势的公文。

(一)胸中大局。

大局意识就是写公文要有顾全大局的思想。大局，就国家而言，是指民族团结、国家发展振兴、人民生活幸福。就一个地区、一个部门、一个单位而言，大局就是该地区的发展、该地区的社会稳定、该单位的发展。任何一项公务活动都是一个统一的整体，所有部门和个人只共用一项职能。如果只从部门或个人的角度去思考，就会缺乏整体的认识，导致理解和分析问题的局限性。写公文要跳出一时一地的局限，自觉地把本地区、本部门的工作放在全党全国的工作中去考察、评估

(三)学会运用政策理论。

公文的政策理论水平决定了公文的质量，是撰写者政策理论水平的体现。公文是党和国家方针政策的载体。党的路线、方针、政策通常以公文的形式公布和传达，具有高度的政策性、法律权威性和实际实用性，是推动公务活动的重要工具。因此，作家的思想和政策理论水平是很高的。但是很多公文写出来之后，并不符合领导的意图和实际需要。很大程度上不是因为作家的语言表达能力，而是因为他的思想政策理论水平不够高。因此，作家应努力掌握党的路线、方针、政策，懂得辩证法，懂得经济学，掌握科学发展观的理论知识。只有这样，他们的头脑才能保持政治上的清醒和敏感，写作时才不会出现政治原则上的错误和不完善，才能自觉地把党和国家的方针政策融入公文，使文章和篇章具有更高的政治高度。

(4)问题的发现和解决

公文立足于工作实际，分析研究公务活动中的各种问题、现象和情况，找出事物的本质规律和特点，提出解决问题的办法和措施，用以指导工作实践。作家要善于发现问题，研究分析问题，然后提出解决方案。多问一个“为什么”，从表象背后探究原因；思考“怎么办”，思考事物的过程、规律和本质，提出新理论、新观点或新方法。培养自己敏锐的眼光，并运用到公文写作的实践中，是提高公文写作能力的基本功。